Командировка: какие документы сдать в бухгалтерию после поездки
Чтобы командировочные расходы без вопросов приняли к учёту, а налоговая не сняла их при проверке, сотрудник должен вернуть в бухгалтерию полный комплект документов. Какой именно — зависит от того, на чём он ехал и всё ли прошло по плану.
Авансовый отчёт сдают в течение 3 рабочих дней после возвращения.
Базовый комплект
Нужен в любой командировке, которая прошла по плану.
Поезд, самолёт, автобус
- Авансовый отчёт
- Билеты
- Счёт или квитанция из гостиницы*
За рулём автомобиля
- Авансовый отчёт
- Путевые листы
- Счёт или квитанция из гостиницы*
- Служебная записка
Пассажиром на чужой машине
- Авансовый отчёт
- Счёт или квитанция из гостиницы*
- Служебная записка
* Если за проживание сотрудник платил сам, а не компания по безналу.
От компании во всех случаях — приказ о командировке.
Если что-то пошло не по плану
К базовому комплекту добавьте документы из нужной ситуации.
Задержался по уважительной причине
Сотрудник приносит: документ о причине задержки — листок нетрудоспособности, справку об отмене рейса, справку из полиции о краже документов или другой подобный документ.
Остался в месте командировки на выходные
Сотрудник приносит: заявление с просьбой остаться на выходные с визой директора.
От компании: приказ о том, что сотруднику разрешили вернуться позже, — если заявления нет.
Сразу после командировки ушёл в отпуск
Сотрудник приносит: заявление с просьбой об отпуске сразу после командировки с визой директора. Если ехал поездом, самолётом или автобусом — билет до места командировки.
От компании: приказ об отпуске, а если заявления нет — ещё и приказ о том, что сотруднику разрешили остаться в отпуске.
Как сдать документы быстрее
Не обязательно везти бумаги в офис: сфотографируйте билеты, чеки и счета на телефон и загрузите их в личный кабинет клиента. Бухгалтер увидит их сразу, а оригиналы можно передать позже.
Распечатайте эту шпаргалку и повесьте на видном месте — тогда сотрудникам не придётся каждый раз уточнять, что нужно принести.